Även om it-avdelningen består av idel ambitiösa ljushuvuden innebär det inte automatiskt att den är effektiv. Precis som med de flesta andra avdelningar finns det lika många orsaker till ineffektivitet som det finns symtom. Och it-avdelningen måste hela tiden kunna anpassa sig till krafter som ligger utanför dess kontroll. Det kan röra sig om en förändrad affärsmodell, dåliga relationer med leverantörer, eller rentav en CIO som inte kan uttyda akronymen ROI.
– För varje misstag är det enkelt att identifiera en rad möjliga orsaker, säger John Baschab på it-bemanningsföretaget Technisource.
De fyra vanligaste orsakerna till en ineffektiv it-organisation är stora förändringar på affärssidan – exempelvis snabb tillväxt eller en sammanslagning med ett annat företag, bristande urval och hantering av leverantörer, bristande ledarskap som isolerar it från affärsverksamheten, och brister i förståelsen för kopplingen mellan it-kostnader och resultat.
Men det finns bot. John Baschab har fem tips som inte bara CIO:er borde läsa utan också företagets ledning.
1. Stärk it-ledarskapet
Skapa en it-styrgrupp som kan skapa en brygga mellan it och verksamheten. Gruppen borde bestå av höga chefer på verksamhetssidan som är intresserade av att it blir framgångsrikt och också har reell möjlighet att påverka företaget som helhet för att få till stånd förändringar.
Gruppen ska ha en rådgivande funktion för CIO:n och snabbt kunna lösa frågor mellan affären och it. Den ska också ansvara för att anställa it-management och se till att en riktig chef får ledarposten, inte bara en erfaren programmerare.
– Att städa upp i it-organisationen är den bästa starten. Det får inte finnas några oklarheter och olika ansvarsområden måste vara tydligt definierade.
2. Styr upp projekten
CIO:n behöver prioritera varje kommande projekt utifrån dess ROI och affärsnytta. Det är viktigt att se hur stor kapacitet it-organisationen har och begränsa antalet pågående projekt.
– Förvänta dig att antalet projekt är mindre än vad du skulle vilja, säger John Baschab. Men du kan vara trygg i vetskapen om att projekten för en gångs skull faktiskt kommer att genomföras inom tids- och budgetramarna.
3. Dumpa dåliga leverantörer
Du måste helt enkelt se vilka leverantörer som arbetar effektivt och vilka som inte gör det, med onödigt höga kostnader och sämre kvalitet som följd. John Baschab säger att CIO:er inte ska vara rädda för att kasta ut dålig leverantörer.
När du förhandlar med en leverantör, fråga hur de mäter kundnöjdhet internt. Kräv en rapport varje kvartal och kräv att de håller en viss nivå.
4. Öka förståelsen för ekonomi
Varje it-ledare måste kunna förklara avvikelser från budget och förstå relationen mellan kostnader och intäkter.
– CIO:er måste inse att för varje dollar företag lägger på it måste de flesta ha en intäkt på tio dollar, säger John Baschab.
CIO:er måste bli en tillgång till affären genom att föreslå sätt att utnyttja it som sänker företagets totala kostnader.
5. Riv murar mellan användare och it
En CIO måste göra allt som står i hans eller hennes makt för att minska fingerpekande mellan avdelningar, säger John Baschab. Medarbetare i it-organisationen måste komma överens med sina kollegor i verksamheten och regelbundet ha med dem att göra.
– Om en it-medarbetare inte engagerar sig i användarna borde han eller hon inte bli befordrad, säger han.
Så hur kan man få verksamheten och it att närma sig varandra? Tja, varför inte med hjälp av mat.
– Två gånger i veckan borde CIO:er luncha med chefer i verksamheten på olika nivåer, säger John Baschab.
IDG News
– För varje misstag är det enkelt att identifiera en rad möjliga orsaker, säger John Baschab på it-bemanningsföretaget Technisource.
De fyra vanligaste orsakerna till en ineffektiv it-organisation är stora förändringar på affärssidan – exempelvis snabb tillväxt eller en sammanslagning med ett annat företag, bristande urval och hantering av leverantörer, bristande ledarskap som isolerar it från affärsverksamheten, och brister i förståelsen för kopplingen mellan it-kostnader och resultat.
Men det finns bot. John Baschab har fem tips som inte bara CIO:er borde läsa utan också företagets ledning.
1. Stärk it-ledarskapet
Skapa en it-styrgrupp som kan skapa en brygga mellan it och verksamheten. Gruppen borde bestå av höga chefer på verksamhetssidan som är intresserade av att it blir framgångsrikt och också har reell möjlighet att påverka företaget som helhet för att få till stånd förändringar.
Gruppen ska ha en rådgivande funktion för CIO:n och snabbt kunna lösa frågor mellan affären och it. Den ska också ansvara för att anställa it-management och se till att en riktig chef får ledarposten, inte bara en erfaren programmerare.
– Att städa upp i it-organisationen är den bästa starten. Det får inte finnas några oklarheter och olika ansvarsområden måste vara tydligt definierade.
2. Styr upp projekten
CIO:n behöver prioritera varje kommande projekt utifrån dess ROI och affärsnytta. Det är viktigt att se hur stor kapacitet it-organisationen har och begränsa antalet pågående projekt.
– Förvänta dig att antalet projekt är mindre än vad du skulle vilja, säger John Baschab. Men du kan vara trygg i vetskapen om att projekten för en gångs skull faktiskt kommer att genomföras inom tids- och budgetramarna.
3. Dumpa dåliga leverantörer
Du måste helt enkelt se vilka leverantörer som arbetar effektivt och vilka som inte gör det, med onödigt höga kostnader och sämre kvalitet som följd. John Baschab säger att CIO:er inte ska vara rädda för att kasta ut dålig leverantörer.
När du förhandlar med en leverantör, fråga hur de mäter kundnöjdhet internt. Kräv en rapport varje kvartal och kräv att de håller en viss nivå.
4. Öka förståelsen för ekonomi
Varje it-ledare måste kunna förklara avvikelser från budget och förstå relationen mellan kostnader och intäkter.
– CIO:er måste inse att för varje dollar företag lägger på it måste de flesta ha en intäkt på tio dollar, säger John Baschab.
CIO:er måste bli en tillgång till affären genom att föreslå sätt att utnyttja it som sänker företagets totala kostnader.
5. Riv murar mellan användare och it
En CIO måste göra allt som står i hans eller hennes makt för att minska fingerpekande mellan avdelningar, säger John Baschab. Medarbetare i it-organisationen måste komma överens med sina kollegor i verksamheten och regelbundet ha med dem att göra.
– Om en it-medarbetare inte engagerar sig i användarna borde han eller hon inte bli befordrad, säger han.
Så hur kan man få verksamheten och it att närma sig varandra? Tja, varför inte med hjälp av mat.
– Två gånger i veckan borde CIO:er luncha med chefer i verksamheten på olika nivåer, säger John Baschab.
IDG News
Freddie Larsson, CIO, Xdin:
Håll koll med våra
I IDG:s stora pdf-shop kan du köpa artiklar och hela tidningar i digitalt format.
Bättre IT affärsnytta och effektivitet! - (ottan ) 2011-09-05 13:22