Staden Winston-Salem i North Carolina behövde byta sitt mejlsystem. Att det skulle bli en molntjänst stod tämligen klart, eftersom en sådan skulle ge en bättre ekonomi jämfört med en egendriftad lösning.
De började med att pröva Google Apps och Gmail för de anställda som arbeter ute på fältet.
– Det var inget fel på Google Apps, säger Dennis Newman, Winston-Salems CIO.
– Gmail har en bra mijö och supporten var bra. Men vi var inte beredda att byta ut Office mot Google Docs. Och kostnaden för att ha både Docs och Office skulle bli för stor för oss.
Valet föll i stället på Exchange Online. Den avgörande skillnaden som avgjorde till Microsofts fördel var att de erbjuder ett avtal där både Office-klienter och Office 365 ingår.
– För att gå över helt till Google Apps skulle vi ha behövt lämna Microsoft Office. Och att ta bort Office skulle inte ha tagits emot särskilt väl av användarna, om det inte skulle ha sparat pengar, säger Dennis Newman.
San Francisco kommer för övrigt också att välja Exchange Online. Även de prövade först Google Apps. Anledningen till att valet föll på Microsoft är delvis densamma som för Winston-Salem, att tjänsten kompletterar de Microsoft-program som staden redan använder.
– Vi tittade på alla licenskostnader för vår befintliga miljö som e-post, virusfilter, webfilter, Blackberry Enterprise Server och administrationsverktyg för klienter, och jämförde dem med kostnaden för motsvarande tjänster i Office 365 och övriga Microsoft-produkter, säger Dennis Newman.
– Slutsatsen var att uppgraderingen skulle rymmas inom vår befintliga budget, utan att behöva göra investeringar.
Winston-Salem planerar att också använda Sharepoint, som är en del av Office 365-tjänsten, för delning och hantering av dokument. Dennis Newman har velat använda det tidigare men kostnaden har varit för hög.
De två viktigaste funktionerna hos Office 365/Exchange Online var arkiv- och sök samt en bredare support för smarta telefoner.
– Vi kan söka i flera brevlådor samtidigt och komma åt e-post och dokument väldigt snabbt. Den funktionen finns från tredjepartsleverantrer, men den skulle bli väldigt dyrt, säger Dennis Newman.
Sökfunktionen är ett annat plus.
– Vi får ofta förfrågningar om att leverera kopior på mejl skickade från en viss användare och det är mycket enklare att ta fram dem i Exchange Online tack vare hur sökfunktionen fungerar.
Bättre support för smarta telefoner är något han har eftersökt länge. I dag är det bara Blackberry som stöds men efter övergången kommer även Iphone att fungera i miljön.
Han pekar också på en viktig skillnad jämfört med föregångaren BPOS när det gäller stödet för mobila enheter. Med den tjänsten gick det bara att ange om Activesync skulle vara tillgängligt eller inte. I Office 365 går det att styra behörigheter på individnivå.
– En bättre administration av och högre säkerhet i mobila enheter är verkligen viktigt för oss, säger Dennis Newman.
IDG News
De började med att pröva Google Apps och Gmail för de anställda som arbeter ute på fältet.
– Det var inget fel på Google Apps, säger Dennis Newman, Winston-Salems CIO.
– Gmail har en bra mijö och supporten var bra. Men vi var inte beredda att byta ut Office mot Google Docs. Och kostnaden för att ha både Docs och Office skulle bli för stor för oss.
Valet föll i stället på Exchange Online. Den avgörande skillnaden som avgjorde till Microsofts fördel var att de erbjuder ett avtal där både Office-klienter och Office 365 ingår.
– För att gå över helt till Google Apps skulle vi ha behövt lämna Microsoft Office. Och att ta bort Office skulle inte ha tagits emot särskilt väl av användarna, om det inte skulle ha sparat pengar, säger Dennis Newman.
San Francisco kommer för övrigt också att välja Exchange Online. Även de prövade först Google Apps. Anledningen till att valet föll på Microsoft är delvis densamma som för Winston-Salem, att tjänsten kompletterar de Microsoft-program som staden redan använder.
– Vi tittade på alla licenskostnader för vår befintliga miljö som e-post, virusfilter, webfilter, Blackberry Enterprise Server och administrationsverktyg för klienter, och jämförde dem med kostnaden för motsvarande tjänster i Office 365 och övriga Microsoft-produkter, säger Dennis Newman.
– Slutsatsen var att uppgraderingen skulle rymmas inom vår befintliga budget, utan att behöva göra investeringar.
Winston-Salem planerar att också använda Sharepoint, som är en del av Office 365-tjänsten, för delning och hantering av dokument. Dennis Newman har velat använda det tidigare men kostnaden har varit för hög.
De två viktigaste funktionerna hos Office 365/Exchange Online var arkiv- och sök samt en bredare support för smarta telefoner.
– Vi kan söka i flera brevlådor samtidigt och komma åt e-post och dokument väldigt snabbt. Den funktionen finns från tredjepartsleverantrer, men den skulle bli väldigt dyrt, säger Dennis Newman.
Sökfunktionen är ett annat plus.
– Vi får ofta förfrågningar om att leverera kopior på mejl skickade från en viss användare och det är mycket enklare att ta fram dem i Exchange Online tack vare hur sökfunktionen fungerar.
Bättre support för smarta telefoner är något han har eftersökt länge. I dag är det bara Blackberry som stöds men efter övergången kommer även Iphone att fungera i miljön.
Han pekar också på en viktig skillnad jämfört med föregångaren BPOS när det gäller stödet för mobila enheter. Med den tjänsten gick det bara att ange om Activesync skulle vara tillgängligt eller inte. I Office 365 går det att styra behörigheter på individnivå.
– En bättre administration av och högre säkerhet i mobila enheter är verkligen viktigt för oss, säger Dennis Newman.
IDG News
Freddie Larsson, CIO, Xdin:
Håll koll med våra
I IDG:s stora pdf-shop kan du köpa artiklar och hela tidningar i digitalt format.
Ääh! - (quarken) 2011-05-23 14:27
Monopolet måste rivas. - (Kattmamman) 2011-05-23 14:27