Av
Fler servrar vid mejlkonverteringen, få användarna att acceptera en sämre e-posthantering och att mejlen inte fungerar i offlineläge. Det är några av lärdomarna Kenneth Karlsson, CIO på klädkedjan Gant, har gjort efter flytten till Google Apps under 2009.
Men han hävdar samtidigt att projektet var förvånansvärt smärfritt. Det enda som inte riktigt fungerade var konverteringen av mejlen från Notes till Google. Det tog lång tid och krävde manuell övervakning.
– Mejl som var större än 15 megabyte gick inte att konvertera alls. Dem fick användarna spara lokalt eller helt enkelt ta bort.
Kenneth Karlsson säger att han så här i efterhand inser att han borde ha tvingat användarna att rensa i sina mejllådor. Eller att han helt sonika skulle ha raderat alla mejl som var äldre än två år.
– För att göra konverteringen smidigare skulle jag också ha kunnat köra två-tre Notes-servrar istället för en, konstaterar han.
En del användare knorrade lite när de blev tvungna att överge sin e-postklienter och gå över till webbgränssnittet. Det är faktiskt inte lika smidigt att arbeta i, medger Kenneth Karlsson.
Bland annat saknade medarbetaren möjligheter som att spara bifogade filer i mejl genom att dra dem till exempelvis skrivbordet, och att kunna öppna ett nytt mejl genom att klicka på en mejllänk i exempelvis ett dokument.
- Trådad mejl var också något som en del upplevde som jobbigt, särskilt bland de äldre medarbetarna. De var ju vana vid att se alla mejl ett och ett i kronologisk ordning. Men de flesta tyckte redan från början att det var väldigt bra.
Den uppenbara nackdelen att man måste vara uppkopplad för att komma åt sin mejl är inget som Gant-medarbetarna hetsar upp sig över. Åtminstone inte enligt Kenneth Karlsson.
Google Docs införs just nu i butikerna och den enda reaktion Kenneth Karlsson har fått i samband med det är uppskattning, framför allt från cheferna. De kan styra verksamheten bättre eftersom de kommer åt dokument oavsett var de befinner sig.
Men varför valde du Google?
– Det var dags att byta ut mejlplattformen. Servrarna var överlastade och funktionaliten urdålig. Vi ville inte heller längre ha någon egen server att ta hand om.
Att det blev just Google berodde på att det fanns inte så mycket att välja på, säger han. Outlook var ju inte att tänka på eftersom vi har mycket Macar. och vi ville inte ha mejlserver här, och vi ville flytta allt till webbrowser.
- För att slippa kostnader och administration och öka tillgängligheten och mobiliteten.
Men hur resonerade du kring säkerheten?
– Jag är övertygad om att Google har bättre koll på sin data än vad vi skulle kunna ha. Och om vi vill kan vi köra med tvåfaktors lösenord, även om det inte är något vi infört.
Men han hävdar samtidigt att projektet var förvånansvärt smärfritt. Det enda som inte riktigt fungerade var konverteringen av mejlen från Notes till Google. Det tog lång tid och krävde manuell övervakning.
– Mejl som var större än 15 megabyte gick inte att konvertera alls. Dem fick användarna spara lokalt eller helt enkelt ta bort.
Kenneth Karlsson säger att han så här i efterhand inser att han borde ha tvingat användarna att rensa i sina mejllådor. Eller att han helt sonika skulle ha raderat alla mejl som var äldre än två år.
– För att göra konverteringen smidigare skulle jag också ha kunnat köra två-tre Notes-servrar istället för en, konstaterar han.
En del användare knorrade lite när de blev tvungna att överge sin e-postklienter och gå över till webbgränssnittet. Det är faktiskt inte lika smidigt att arbeta i, medger Kenneth Karlsson.
Bland annat saknade medarbetaren möjligheter som att spara bifogade filer i mejl genom att dra dem till exempelvis skrivbordet, och att kunna öppna ett nytt mejl genom att klicka på en mejllänk i exempelvis ett dokument.
- Trådad mejl var också något som en del upplevde som jobbigt, särskilt bland de äldre medarbetarna. De var ju vana vid att se alla mejl ett och ett i kronologisk ordning. Men de flesta tyckte redan från början att det var väldigt bra.
Den uppenbara nackdelen att man måste vara uppkopplad för att komma åt sin mejl är inget som Gant-medarbetarna hetsar upp sig över. Åtminstone inte enligt Kenneth Karlsson.
Google Docs införs just nu i butikerna och den enda reaktion Kenneth Karlsson har fått i samband med det är uppskattning, framför allt från cheferna. De kan styra verksamheten bättre eftersom de kommer åt dokument oavsett var de befinner sig.
Men varför valde du Google?
– Det var dags att byta ut mejlplattformen. Servrarna var överlastade och funktionaliten urdålig. Vi ville inte heller längre ha någon egen server att ta hand om.
Att det blev just Google berodde på att det fanns inte så mycket att välja på, säger han. Outlook var ju inte att tänka på eftersom vi har mycket Macar. och vi ville inte ha mejlserver här, och vi ville flytta allt till webbrowser.
- För att slippa kostnader och administration och öka tillgängligheten och mobiliteten.
Men hur resonerade du kring säkerheten?
– Jag är övertygad om att Google har bättre koll på sin data än vad vi skulle kunna ha. Och om vi vill kan vi köra med tvåfaktors lösenord, även om det inte är något vi infört.
Freddie Larsson, CIO, Xdin:
Håll koll med våra
I IDG:s stora pdf-shop kan du köpa artiklar och hela tidningar i digitalt format.
IMAP access till google apps - (NeoGeneric) 2011-04-26 09:07
IMAP access till google apps - (Hyena) 2011-04-26 09:14
IMAP access till google apps - (bjoer751) 2011-04-26 09:42
IMAP access till google apps - (Blubben) 2011-04-26 09:53
google mail? - (M0rph13) 2011-04-26 09:58
Klart CIOn är positiv - (Johan Ovonback) 2011-04-26 10:12
Notes eller Outlook - (nissehultjr) 2011-04-26 10:27
Klart CIOn är positiv - (Hyena) 2011-04-26 10:29
Säkert en freudiansk felskrivning av idg - (LelleJ) 2011-04-26 11:15
Klart CIOn är positiv - (Johan Ovonback) 2011-04-26 14:07